GeneaSaisie : Fonctions de Base

 

Les fonctions décrites sur cette page sont toutes les fonctions comprises dans les versions anciennes (version 1.xx et 2.xx). Elles sont comprises dans les versions 3.08 et suivantes qui apportent en plus des fonctions avancées au premier plan desquelles sont des fonctions de recherche, d'édition de fiches et d'export-import  à des formats choisis au cas par cas par l'utilisateur
Après avoir pris connaissance des fonctions de Base , première étape indispensable, vous pourrez prendre connaissance des
 fonctions avancées
GeneaSaisie est un programme qui a pour but de vous faciliter les relevés d'actes généalogiques et d'obtenir
  • un fichier Excel permettant l'intégration facile des actes dans la Base Aveyron
     
  • et un fichier Excel plus ou moins détaillé destiné à la publication du relevé parmi les relevés de la liste genealogie-aveyron.

Le programme est mis GRATUITEMENT à la disposition de tous.

  1. Généralités sur le programme et Mode d'emploi
  2. Découvrir le programme en quelques images

 

Généralités et Mode d'emploi

Découverte du logiciel en quelques images

 

Généralités sur la Saisie             haut de page

Le programme a été conçu de façon à être d'utilisation très simple y compris parmi ceux qui maîtrisent le moins l'informatique.

Il permet à celui qui relève les actes de faire à son choix un relevé plus ou moins complet : en effet il suffit d'ignorer certains champs de saisie pour obtenir un relevé limité à l'essentiel

Pour ceux qui le désirent il permet de relever les parrains et marraines, les témoins aux actes, des notes où le décrypteur peut faire part de ses observations, l'age des conjoints lors du mariage ou du décès , des champs "divers" où l'on note les professions des uns et des autres, '+ pour les parents défunts assorti éventuellement des date et lieu de décès, la date précise de naissance si elle diffère du baptême (mais est-ce bien utile ?) , la notion pour un conjoint qu'il est veuf d'untel ou d'une telle décédé à telle date à tel ou tel endroit, la date de naissance précise et le lieu d'un conjoint, etc...

Ces champs "divers" permettent de noter tout un ensemble d'informations concernant un individu pour lesquelles un champ précis n'a pas été prévu

Les champs "parrain" et "marraine" sont intéressants au temps de l'ancien régime car on y trouve fréquemment les grands parents du nouveau né, ses oncles et tantes et enfin ses frères et soeur

Le champ "témoins" a un intérêt certain quand on y trouve le grand père d'un nouveau né ,les frères ou oncles d'un des contractants à un mariage.

Le champ "notes" permet de noter quand c'est indiqué dans l'acte

  • la date et lieu d'un contrat de mariage et indication du notaire
  • mentions marginales dans un acte de naissance (date et lieu de mariage et de décès)
  • l'existence d'enfants reconnus au moment du mariage, leurs noms et dates de naissance
  • la constatation par vous d'anomalies (=erreurs) dans les registres
  • etc..., etc...

Vous avez la possibilité de limiter votre saisie aux champs que vous jugez essentiels. Un argument qui a toute sa valeur est qu'en faisant un relevé sommaire mais où chaque acte est bien référencé  on peut retrouver rapidement (si on a les CD correspondant) le document original où il sera toujours temps de s'attacher aux détails . Chacun fera donc comme il l'entend et fera une saisie plus ou moins complète à sa convenance.

Remarque : parfois les données à saisir peuvent dépasser les limites de l'espace destiné à la Saisie . Saisissez tout ce qu'il y a à saisir par exemple de nombreux prénoms : tout se retrouvera dans la fiche finale et les fonctions de recherche apparues à partir des versions 3.xx s'exerceront sur la totalité du champ

 

 La table                 haut de page

La page de saisie est couplée à la production d'une table qu'on peut visionner à tout moment où les différents champs de saisie sont présentés en colonne .

Un clic droit de la souris sur la table permet d'obtenir un fichier Excel qui permet

  •  (moyennant la suppression de certaines colonnes) d'obtenir un fichier prêt à l'intégration dans la Base Aveyron
  • et (moyennant la suppression d'autres colonnes) d'obtenir un relevé plus complet destiné à être proposé sur la liste genealogie-aveyron avec l'ensemble des relevés

Pour passer de la page de "saisie" à la page "table" il suffit tout simplement de cliquer sur "table" . De même façon il suffit sur la page "table" de cliquer sur un bouton marqué "fiche" pour retourner à la page de saisie .

Les états de la page de Saisie                 haut de page

La page de saisie peut se présenter sous deux modes :

  • le mode "saisie" : on voit un bouton "fin de Saisie" sur lequel il suffit ce cliquer pour arrêter la Saisie et passer en mode "fin de Saisie"

    En mode Saisie vous remplissez les divers champs à votre convenance et quand vous avez rempli une fiche vous avez deux possiblités

       - vous cliquez sur OK (ou vous utilisez le racourcis clavier CTRL+N) et une nouvelle fiche à saisir vous est proposée. A chaque fiche on voit s'incrémenter un numéro qui vous indique (compteur) combien de fiches vous avez remplies. Un autre compteur indique le nombre total des fiches saisies . Ces chiffres sont identiques si vous n'avez supprimé aucune fiche (vous voulez le faire à tout moment en cliquant sur "supprimer")

      - soit vous cliquez sur "Fin de Saisie" : la dernière fiche est validée et la saisie est interrompue

    Remarque : quand vous avez cliqué sur OK pour valider la saisie d'une fiche on vous a aussitôt proposé une nouvelle fiche à remplir . Il vous suffit de cliquer sur "annuler" et la fiche qu'on vous propose à remplir disparaîtra .Vous devrez cliquer sur "fin de saisie" pour changer de mode
     
  • mode "fin de Saisie" (= mode permettant la consultation des actes précédemment saisis) : vous voyez le bouton "mode saisie" sur lequel vous devez cliquer pour sortir de ce mode et pour saisir d'autres actes.

    En mode "fin de saisie" vous pouvez naviguer parmi les actes que vous avez saisis en cliquant sur des chevrons << ou >> qui vous permettront d'aller à la fiche précédente ou suivante . Si vous souhaitez modifier quelque chose dans un champ il vous faudra cliquer sur "appliquer" pour que la modification soit prise en compte . Si vous n'y pensez pas le programme y pensera pour vous et vous proposera de valider la modification

    Notez bien que toutes les modifications que vous ferez dans la feuille de Saisie apparaîtront dans la table et réciproquement

Remarque : lorsque vous ouvrez le programme pour la première fois le programme ne comporte aucune fiche et vous propose de cliquer sur le mode saisie . Lors des ouvertures ultérieures du programme le programme sera en mode "fin de saisie" permettant la visualisation des fiches : il se placera d'office sur la première des fiches préalablement saisies et en cliquant sur >> (ou << pour revenir en arrière) vous pourrez revoir vos fiches une à une et y apporter éventuellement des modifications .
Quand vous voudrez passer à la saisie il vous faudra cliquer à la saisie en cliquant sur "mode saisie". Une nouvelle fiche (en partie pré remplie : voir plus loin) vous sera alors proposée. Le numéro affiché de cette liste sera 18 si vous avez saisi auparavant 17 fiches . Ce nombre sera le même que celui affiché par le compteur de fiches si aucune fiche n'a été supprimée

 

Aide à la saisie :                 haut de page

L'objectif est de permettre des saisies aussi simples que possibles . Un certain nombre de notations étant répétitives il était logique de simplifier la saisie au maximum du possible

Pour les actes relevés sur nos CD de l'Aveyron trois paramètres précis permettent si on a les bons CD de retrouver instantanément l'acte. Ce sont le numéro du CD , le numéro de dossier (ou si vous préférez de "registre') et le numero de la photo (= fichier image)
Le numero de CD (CD 2 par exemple) est le même pour tous les actes d'un dossier . En conséquence le N° de CD et de dossier saisi une fois sera recopié sur toutes les fiches suivantes jusqu'à ce qu'on passe à un autre dossier . Comme il y a fréquemment plusieurs actes sur la même page le numéro de photo (ou si voulez de la "page-image") sera recopié aussi sur la nouvelle fiche . Si l'acte est sur la même page que le précédent il n'y aura rien à retoucher. Si on est passé à la page suivante il faudra opérer une petite modification pour passer par exemple de 12345678.132 à 12345778.132
Remarquez qu'il n'y a en général qu'un chiffre à modifier mais il peut y en avoir davantage car à partir de "59" on passe à la centaine supérieure. Un exemple plus clair que de longues explications : la page 12345978.132 est suivi de la page 12350078.132
Vous n'avez donc à faire porter votre attention que sur les chiffres notées ici en rouge qui passeront de 500 à 501, 502, 503, etc jusqu'à 559 puis 600.

Le champ où est noté l'année sera reporté aussi sur la fiche suivante car les actes sont généralement dans l'ordre chronologique . Si on passe à une nouvelle année on doit modifier le dernier chiffre de l'année pour passer par exemple de 1670 à 1671

Le champ où est noté le mois l'est sous la forme MM (05 pour mai, 10 pour octobre) . Le mois de l'acte est reporté aussi sur la fiche suivante . Quand on passera de mai à juin il faudra remplacer 05 par 06

Le jour doit tout comme le moi être noté sous forme de deux chiffres, ce qui permet une intégration harmonieuse dans la Base Aveyron . Ainsi je vous recommande de noter 01/01/1670 plutôt que 1/1/1670

Pour intégration dans la base Aveyron il faut que la date soit sous la forme précisée AAAA/MM/JJ (1670/12/25 par exemple). Vous n'aurez pas à vous préoccuper de cela : le programme se chargera de mettre la date sous cette forme afin de faciliter l'intégration dans la Base Aveyron.  Si vous rencontrez des actes avec une date au format du calendrier révolutionnaire vous avez deux possibilités : soit vous la convertissez et vous notez le résultat de la conversion , soit vous notez dans le champ "date révolutionnaire" la date sous un format qui en permet la conversion facile . Ainsi vous noterez "8 fructidor 8" et non pas 08 fructidor 8 ou toute autre fantaisie . Donc le chiffre du mois puis le mois écrit en entier (fructidor, nivose) puis l'année révolutionnaire "8" (et non pas VIII, et non pas an 8). Donc des dates correctes comme 20 messidor 9, 3 pluviose 6, etc...

Vous avez remarqué qu'on ne vous propose qu'une grille de saisie pour tous les types d'actes . La petite case à coté de laquelle vous voyez la lettre Acte est la première que vous devrez remplir quand vous entreprendrez de remplir une nouvelle fiche . Par souci d'efficacité vous noterez B pour les naissances (et non N) , M pour les mariages, S pour les décès (et non D) de la même façon pour les actes d'ancien régime et pour ceux du XIXème siècle. On notera P M les publications de mariage . Dans les actes de naissances on trouvera parfois la date de naissance et la date de baptême . A mon avis il n'est pas important de noter les deux (sauf en cas de différence importante entre ces deux dates ). Si vous le voulez vous pourrez noter sur la ligne où vous avez noté les nom et prénoms du nouveau né dans le champ "divers" la mention ° le 10. Si le baptême (ou la déclaration de naissance) est très postérieur à la naissance je vous suggère de l'inscrire dans le champ "Notes" avec peut être une explication

Plus tard ce logiciel de relevé pourra être utilisé pour la saisie d'actes notariés : Contrats de mariage (CM), Testaments (T), Quittances (Q) etc...

Dans le relevé exporté il sera facile de séparer en utilisant les fonctions de tri de Excel de séparer les naissances des mariages et décès de façon à avoir trois relevés distincts . Il en sera de même pour les publications de mariage, les contrats , etc ... à condition qu'on soit rigoureux sur la lettre (ou les les lettres) correspondant à la nature de l'acte

La grille de saisie comporte aussi le champ "commune actuelle" : C'est le nom des CD à partir desquels vous faites ce relevé . Si vous mettez autre chose les références que vous avez notées ne permettront pas de retrouver l'acte ! Vous indiquerez "Rodez" par exemple et cette mention sera recopiée sur tous les actes suivants .

Le champ paroisse Paroisse mérite toute votre attention . Pour l'ancien régime pas de problème vous noterez le nom de la paroisse qui se recopiera sur les fiches suivantes. Par la suite je vous recommande de remplir ce champ en y mettant la mention d'ancienne commune qui correspond au dossier que vous traitez. En pratique notez dans ce champ ce que vous trouvez dans le champ "lieu" (2ème colonne) des inventaires qui sont sur la liste CD-12 . Il s'agit de "communes transitoires" qui ont existé de 1794 à 1832 et parfois au delà dont les actes peuvent être présents sur les CD de plusieurs communes . Ce pourra être "Banhars" sur certains actes du CD de Campouriez, "Lax" pour des actes du CD de Baraqueville, "Nouguies" ou "Les Crouzets" pour des actes trouvés sur les CD de Camboulazet, etc...

Pour simplifier la saisie les noms s'inscrivent automatiquement en MAJUSCULES, les Prénoms en minuscules avec une majuscule au début

Pour faciliter la saisie il est facile de passer d'un champ de saisie à un autre en utilisant la touche de tabulation (c'est la touche qui sur votre clavier est à gauche de la touche de la lettre A). L'ordre de passage d'une case à l'autre en utilisant la touche de tabulation a été optimisé. Après avoir rempli la case indiquant l'acte un appui sur la touche TAB vous permet de passer à la case du jour (noté de 01 à 31) puis à la case du mois que vous modifiez si nécessaire puis ç la case année que vous modifiez si nécessaire . Un coup de plus et vous arrivez à la case "nom" . puis prénoms. Au sortir de la case Nom la case Nom du père s'est automatiquement remplie (effacez là si l'enfant est de père inconnu). En appuyant à nouveau sur la touche TAB vous arriverez à la touche divers que vous pouvez négliger (si vous êtes pour des relevés approfondis vous noterez peut être '+ ou marchand. Une remarque si vous voulez noter + en début de champ cela pourra peut être poser des problèmes avec Excel qui croira qu'il s'agit d'un symbole d'addition . Dans ce cas là tapez '+ (apostrophe suivi de +). La touche TAB vous conduit ensuite sur le prénom du père puis sur "divers père" que vous pourrez ignorer si vous êtes pour des relevés simplifié . Un coup de plus sur la touche TAB et vous êtes sur le lieu de l'époux puis en tabulant une fois de plus vous allez arriver sur les renseignements concernant l'épouse qui seront parcourues dans le même ordre

 

Sauvegarde des relevés : fonctions d'import et export de fiches :       haut de page

Cette fonction de sauvegarde des relevés n'est présente qu'à partir de la version 1.16 de GeneaSaisie

La fonction d'Export permet d'obtenir un fichier Excel comportant toutes les données du relevé . En pratique pour Exporter un fichier il suffit de cliquer sur Table et la Table étant ouverte de cliquer en un point quelconque de la Table avec le bouton droit de la souris et de choisir dans le menu "exporter".

Pour Importer un fichier c'est tout aussi facile : il faut cliquer sur Table et en bas et à droite de la page cliquer sur IMPORTER.

Les étapes suivantes doivent être observées

  1. Veiller à ce que fichier à Importer ne soit pas ouvert dans Excel
  2. Cliquer sur Sélectionner le fichier et le choisir
  3. repérer que les champs à Importer correspondent aux champs de GeneaSaisie :
    si le relevé provient d'un export de GeneaSaisie on n'a pas à se préoccuper de cette concordance qui est automatique
    . Dans les autres cas il faudra si le relevé à importer dont les champs sont indiqués dans la fenêtre du haut avec le nom qui leur a été donné repérer par exemple le champ "nom du papa" et le numéro qui lui a été attribué (6 par exemple) . Dans la fenêtre inférieure on va trouver "nom du père" avec l'indication "0" qui indique que ce champ n'a pas été retrouvé dans le relevé à importer . On remplacera 0 par le bon numéro (6 si c'est le numéro attribué à "nom du papa")
  4. cliquer sur Importer .
    L'importation est plus ou moins rapide en fonction de l'importance du relevé à Importer

Applications pratiques :

quand vous avez terminé un relevé vous l'exportez vers Excel . Ce fichier pourra être incorporé dans la Base Aveyron . Il vous sert de sauvegarde de votre relevé . Il vous faudra donc le garder soigneusement

Avec l'apparition des versions 3.xx qui font de GeneaSaisie une véritable Base de données vous pouvez paramétrer vos exports Excel : exporter séparément les naissances, mariages, décès / sélectionner les champs que vous voulez exporter . Cliquer ici pour en prendre connaissance
 

Remarques pratiques :                    haut de page

1/ Il est évident que pour dépouiller des actes il faut les avoir sous les yeux : une bonne solution est de disposer une fenêtre avec ACDSEE (ou autre visionneuse ) ouvert dans la moitié supérieure de l'écran et une fenêtre de Geneasaisie dans la moitié inférieure de l'écran. Vous ferez défiler les actes dans la fenêtre supérieure et vous noterez les infos dans la fenêtre inférieure ou se trouve Geneasaisie. Si vous devez noter des infos dans la partie de GeneaSaisie qui n'est pas visible vous utiliserez l'ascenseur latéral de cette fenêtre

Cliquez ici pour avoir un aperçu de votre écran en mode travail

2/ L'affichage a été optimisé pour être satisfaisant sur les petits écrans comme sur les grands et avec des résolutions d'écran variables

3/ En utilisation de Saisie l'emploi de la touche de la touche racourcis clavier CTRL+N (équivalent à un clic sur OK ) me paraît faire gagner du temps

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